Si vous ne travaillez pas dans une start-up, au service informatique de votre boîte ou dans un espace de coworking, vous n’avez probablement jamais entendu parler de Slack, Trello, HipChat, Asana et autres «outils collaboratifs». Ceux-ci sont pourtant en train de s’imposer dans le monde du travail à un rythme exponentiel, en commençant par les plus geeks d’entre nous.

Leur argument de vente? Renvoyer le courrier électronique aux oubliettes de l’histoire grâce à la messagerie instantanée et l’intégration d’outils de gestion de projet, tels les agendas partagés.

«Pour nous ça a vraiment été une révolution», estime Tristan Lebleu, chargé de communication de l’incubateur de start-up Numa. «Je recevais environ 60 emails par jour. Entre les invitations, les échanges entre collègues et le spam c’était devenu impossible à gérer. Maintenant, tout passe par Slack.»

slack

Capture d’écran de Slack-20 Minutes

Très épurée, cette messagerie a l’avantage de sauvegarder toutes les discussions et pièces-jointes dans le cloud. On peut aussi lui ajouter des bots, de petits logiciels avec lesquels on peut discuter et qui automatise certaines tâches. «Nous avons par exemple codé un bot qui met en relation ceux qui veulent aller déjeuner selon leurs goûts et leurs horaires», explique Tristan.

Remplacer le mur de Post-It

Une touche geek qui a déjà séduit plus de 3 millions d’utilisateurs et porté la valorisation de Slack à 4 milliards de dollars. Pourtant, cette application est un accident de l’histoire. «Slack a été développé en interne par les employés de Tiny Speck, une petite boîte de jeu vidéo qui avait du mal à gérer sa com’ interne», raconte Noémie Catel, graphiste freelance et auteure d’un mémoire sur les outils collaboratifs.

«Ils ont bricolé IRC, un service de chat des années 1990, pour lui permettre d’héberger des tableurs et autres plannings dans le cloud. Quand ils ont compris le potentiel de leur outil, ils ont vite laissé tomber les jeux vidéo…», ajoute-t-elle.

Une histoire similaire à celle de Trello, conçu à l’origine pour remplacer le mur de Post-it dans l’entreprise Fog Creek Software et qui rassemble aujourd’hui plus de 12 millions d’utilisateurs. Ou encore Asana, un outil de gestion de projet interne à Facebook qui s’est émancipé de celui-ci en 2008 et s’est imposé comme un des leaders mondiaux du secteur.

Renverser les hiérarchies

«Chaque outil a sa spécificité. Github permet d’éditer du code à plusieurs, la suite Google Docs des tableurs et documents, d’autres sont axés sur la méthodologie de projet, mais ensemble ils inventent une nouvelle façon de travailler. Où il n’y a plus de hiérarchie et l’information est transversale», s’enthousiasme Noémie Catel.

A condition que le management l’accepte: «Ça demande une certaine culture de la flexibilité que n’ont pas forcément les grands groupes», commente Stéphane Roger. Cet ingénieur de Valenciennes développe actuellement Badam, un service en ligne qui permet aux graphistes de travailler avec leurs clients sur leurs visuels 2D et 3D.

Il pointe un second problème, la confidentialité: «Les grandes entreprises sont trop soucieuses de la sécurité de leurs données pour les confier au dernier outil à la mode, même si leurs process sont périmés.»

Pourtant, les applications de travail collaboratif finiront peut-être par s’imposer d’elles-mêmes: «C’est  le phénomène du Shadow IT», explique Noémie Catel. «Quand les logiciels approuvés par le service informatique ne suffisent plus, les gens installent les leurs». Pour Tristan Lebleu du Numa, l’avenir des outils collaboratifs ne fait aucun doute: «Le simple fait de ne plus avoir à écrire ‘cordialement’ à la fin de chaque message a changé ma vie.»

Paru sur 20minutes.com